Was kostet individuelle Software wirklich? Eine ehrliche Rechnung
Wenn du drei Angebote für dieselbe Software einholst, bekommst du drei Zahlen, die kaum etwas gemeinsam haben. 8.000 €. 34.000 €. 71.000 €. Das ist kein Zufall und meistens auch kein Betrug — es liegt daran, dass die drei Anbieter drei verschiedene Dinge verstanden haben.
Der Preis besteht aus drei Blöcken
Individuelle Software wird in Personentagen kalkuliert. Deutsche Agenturen liegen 2026 typischerweise bei 120 bis 180 Euro pro Stunde, der Marktdurchschnitt für Softwareentwicklung liegt bei etwa 94 Euro. Rechne grob: ein Personentag kostet dich 700 bis 1.400 Euro.
Diese Tage verteilen sich fast immer auf drei Blöcke — und der mittlere wird von Kunden regelmäßig unterschätzt.
- Konzept und Architektur: 10 bis 20 Prozent. Was genau soll die Software tun, wie hängen die Datenmodelle zusammen, wo sind die Fallstricke?
- Entwicklung: 50 bis 60 Prozent. Die eigentliche Programmierung — das, woran die meisten beim Wort Softwareentwicklung denken.
- Test, Absicherung, Übergabe: 20 bis 35 Prozent. Fehler finden, Sicherheitslücken schließen, Dokumentation, Einweisung, Betrieb aufsetzen.
Wer dir ein Angebot macht, das nur den mittleren Block enthält, ist entweder günstiger — oder er wird die anderen beiden später als Nachtrag abrechnen. Frag deshalb bei jedem Angebot: Was genau ist im Preis enthalten, und was nicht?
Was den Preis wirklich treibt
Nicht die Anzahl der Bildschirme. Sondern die Anzahl der Zustände, die dein System kennen muss.
Ein Beispiel: Ein Formular ist billig. Ein Formular, das gespeicherte Entwürfe kennt, mehrere Bearbeiter, eine Freigabestufe und eine Historie darüber, wer wann was geändert hat, ist zehnmal so teuer. Nach außen sieht beides gleich aus.
Die teuersten Anforderungen sind fast immer diese: mehrere Benutzerrollen mit unterschiedlichen Rechten, Bezahlvorgänge, Anbindungen an fremde Systeme, Offline-Fähigkeit und alles, was mit Terminen und Zeitzonen zu tun hat.
Die Frage, die dir 20.000 Euro sparen kann
Brauchen wir das in Version eins — oder nur irgendwann?
Die meisten Softwareprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass Version eins zu groß war. Sie kostete zu viel, dauerte zu lange, und als sie fertig war, hatte sich der Bedarf geändert.
Ein MVP — die kleinste Version, die echten Nutzen stiftet — kostet bei uns ab 5.000 Euro und ist nach sechs bis zehn Wochen im Einsatz. Danach weißt du, was deine Nutzer wirklich brauchen. Und du finanzierst die Erweiterung aus dem Nutzen, den die erste Version schon liefert.
Woran du ein realistisches Angebot erkennst
- Es nennt einen Festpreis nach einer Konzeptphase — nicht vorher, aus dem Bauch.
- Es sagt explizit, was NICHT enthalten ist.
- Es enthält Test- und Übergabezeit als eigenen Posten.
- Es weist darauf hin, was passiert, wenn sich Anforderungen ändern.
- Es klärt schriftlich, wem der Quellcode gehört.
Der letzte Punkt ist der wichtigste. Wenn der Quellcode nicht dir gehört, ist der Preis egal — du zahlst dann jedes Jahr weiter, ohne die Wahl zu haben.
Und wenn du nicht 30.000 Euro auf einmal ausgeben willst?
Dann miete die Entwicklung, statt sie zu kaufen. Bei unserer Digitalabteilung im Abo zahlst du eine feste Monatsrate, bekommst eine definierte Entwicklungskapazität und kannst monatlich kündigen. Der Quellcode gehört dir trotzdem ab Tag eins. Für viele Mittelständler ist das die ehrlichere Antwort auf ein Budgetproblem als ein künstlich kleingerechnetes Angebot.