E-Rechnung 2027: Was kleine Betriebe und Mittelstand jetzt tun müssen

Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 kommt der zweite Schritt: Viele Firmen müssen Rechnungen an andere Unternehmen dann auch selbst als E-Rechnung ausstellen. Ein normales PDF reicht dafür nicht mehr. Hier steht in einfachen Worten, wer betroffen ist, welche Ausnahmen gelten und was Sie jetzt tun sollten.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, sondern eine Datei, die ein Computerprogramm ohne Abtippen lesen kann. Die zwei gängigen Formate heißen XRechnung und ZUGFeRD. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht für Menschen aus wie ein PDF, enthält aber zusätzlich die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Ein eingescanntes Papier, ein Foto oder ein normales PDF aus Word sind keine E-Rechnungen.

Wer muss ab wann? Die Fristen

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür grundsätzlich aus.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Alle übrigen Unternehmen müssen ebenfalls E-Rechnungen ausstellen.

Wichtig: Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat im Juni 2026 gefordert, die Pflicht für 2027 um ein Jahr zu verschieben. Beschlossen ist das nicht. Stand November 2026 gelten die Termine oben. Planen Sie deshalb mit dem 1. Januar 2027 und fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.

Diese Ausnahmen gibt es

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen auch sie sie können.
• Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Hier dürfen Sie weiter wie bisher abrechnen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiter als normale Rechnung ausgestellt werden.
• Für bestimmte Fälle, etwa Bauleistungen und Anzahlungen, hat das Bundesfinanzministerium Erleichterungen veröffentlicht. Ob sie für Sie gelten, klärt Ihr Steuerberater.

Woran Sie erkennen, dass Sie handeln müssen

Wenn Ihr Betrieb im Jahr 2026 mehr als 800.000 € Umsatz macht und Sie an andere Firmen, Hausverwaltungen oder öffentliche Auftraggeber abrechnen, sind Sie ab Januar dran. Das betrifft zum Beispiel größere Handwerksbetriebe, Gebäudedienstleister, Großhändler und Agenturen. Liegen Sie darunter, haben Sie ein Jahr mehr Zeit, sollten aber 2027 umstellen, statt Ende 2027 in Eile.

In fünf Schritten startklar

• 1. Prüfen: Kann Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erstellen? Viele gängige Programme können das schon, es muss nur eingeschaltet und richtig eingerichtet werden.
• 2. Empfang regeln: Legen Sie ein festes Postfach für eingehende E-Rechnungen fest, zum Beispiel rechnung@ihre-firma.de, und teilen Sie es Ihren Lieferanten mit.
• 3. Stammdaten pflegen: Für E-Rechnungen braucht es vollständige Kundendaten, bei Behörden zusätzlich eine Leitweg-ID.
• 4. Testen: Schicken Sie eine Test-Rechnung an einen Kunden oder an sich selbst und prüfen Sie, ob sie korrekt gelesen wird.
• 5. Ablauf klären: Wer verschickt, wer prüft eingehende Rechnungen, wie werden sie archiviert? Einmal kurz festhalten, damit es im Alltag läuft.

Die E-Rechnung ist weniger ein Technik-Projekt als eine Einstellung im richtigen Programm. Wer jetzt eine Stunde investiert, hat im Januar keinen Stress.

Was es kostet

Wenn Ihr bisheriges Programm E-Rechnungen kann, entstehen oft keine zusätzlichen Lizenzkosten. Brauchen Sie ein neues Programm, hängen die Kosten vom Anbieter ab. Wenn Sie die Einrichtung nicht selbst machen wollen: Wir richten Empfang und Versand in Ihrem Programm ein, testen mit Ihnen und erklären es Ihrem Büro in einer Stunde, zum Festpreis von 390 €. Die steuerliche Beratung bleibt bei Ihrem Steuerberater.

Und der Vorteil?

Eingehende E-Rechnungen müssen nicht mehr abgetippt werden. Mit dem nächsten Schritt kann eine Software sie automatisch prüfen, dem richtigen Auftrag zuordnen und zur Freigabe vorlegen. Was heute eine Pflicht ist, spart Ihnen dann jede Woche Zeit.